Caso Practico Kaizen

ARTESANÍAS VERDE HIERBA

PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

La situación actual de ARTESANÍAS VERDE HIERBA, empresa especializada en artesanías en guadua es de completo desorden, existe amontonamiento de objetos innecesarios, así como el almacenamiento inapropiado de herramientas y vinilos, generando pérdida de tiempo en el proceso productivo y mala imagen respecto al cliente.

Además el área de trabajo no se encuentra limpia; tiene tanto paredes y mesas de trabajo en total deterioro generando un ambiente de trabajo poco adecuado para las actividades realizadas en este sitio. Por tal motivo ARTESANÍAS VERDE HIERBA busca implementar un programa que les permita eliminar las falencias que presentan en la actualidad y por consiguiente obtener soluciones óptimas que aporten al mejoramiento continuo de la empresa.

ESTUDIO DE LA SITUACIÓN ACTUAL

Para obtener datos que ayudaran al análisis del problema se decidió entre operarios y directivos:

• Tomar fotos del estado actual del área de trabajo.

• Realizar diagrama de operaciones y descripción de las operaciones.

• Analizar los datos obtenidos.

•  Adquisición de materia prima: guadua inmunizada.

•  Se almacena guadua inmunizada, se mantiene un stock mínimo de 10 unidades.

• Se corta guadua, de acuerdo a la referencia necesitada. (80cm, 40cm) y medidas especiales.

•  Se pule guadua: cepillado, nivelado de la guadua.

•  Almacenamiento de guadua pulida.

•  Elaboración de masa y repujado de masa sobre moldes= detallar figura.

• Almacenamiento de figuras en bolsas para extender tiempo de secado y proceder a realizar el collage.

• Proceso de collage: Pegar figuras en la guadua y Armar paisaje. pasta para realizar altos relieves es decir los paisajes costumbristas; cafetales, fincas etc.

• Exposición al aire libre para que la pasta se seque y pueda ser pintada.

• Proceso pintado.

• Empaque: En bolsa plástica, y cartón industrial.

•  Despacho.

• Eliminación de la pérdida de tiempo en la búsqueda de una herramienta o vinilo.

• Más espacio, mejor imagen ante los clientes, mayor satisfacción y motivación de los trabajadores, mayor cooperación y trabajo en equipo, mayor compromiso y responsabilidad con el trabajo.

De acuerdo a lo anterior se obtuvieron los siguientes resultados:  

DESCRIPCIÓN DEL PROCESO

OPERACIONES

• Guadua inmunizada

• Corte y cepillado de guadua

• Guadua tratada

• Elaboración y repujado de masa

• Figuras en bolsa

• Proceso de collage

• Proceso de pintado

• Empaque y despacho

ANÁLISIS DE LOS DATOS RECOGIDOS

Se pierde tiempo en la búsqueda de vinilos y herramientas.

La materia prima no es clasificada, no hay ningún tipo de orden en el momento de almacenarlos.

No hay disciplina, ni compromiso por parte de los operarios para establecer el orden y aseo en el área de trabajo.

Cuentan con poco espacio para almacenar el producto terminado.

Las paredes y mesas de trabajo se encuentran en mal estado.

Se cuenta con elementos que no son necesarios en el área de trabajo. 

ANÁLISIS DE LAS CAUSAS POTENCIALES

  Causa- efecto ARTESANÍAS HIERBA VERDE

·         Falta orden y aseo

Ø  Procedimiento

ü  No se ha creado un procedimiento que permita tener claro como mantener el orden y aseo.

·         Disciplina

Ø  No se tiene el hábito de poner en práctica procedimientos  correctos

·         Personal

Ø  No hay interés por el tema.

Ø  La prioridad es producir.

·         Compromiso

                                           Ø    No hay entusiasmo

                                                  Ø    No hay convencimiento de las bondades del orden y aseo

·         Tiempo

       Ø  Mucho trabajo, no hay tiempo para organizar

SOLUCIÓN E IMPLEMENTACIÓN

Solución escogida: 

Teniendo el diagnostico de la empresa ARTESANÍAS VERDE HIERBA se les recomendó aplicar el programa de las cinco s, la argumentación que se le dio a gerencia fue:

El principio de orden y limpieza al que se hace referencia se denomina método de las 5´s y es de origen japonés, el cual consiste en la siguiente metodología de trabajo:

• CLASIFICAR
• ORGANIZAR
• LIMPIEZA 
• MANTENER
• DISCIPLINA

Este concepto aunque resulte totalmente nuevo para las empresas en Colombia, generaría mayores soluciones con procedimientos tan simples a problemas cotidianos que no ayudan al mejoramiento de la logística generando atrasos en los procesos de trabajo, y ocupando espacios que podrían ser aprovechados si se contara con un área organizada. La base de éste concepto fue analizada y expuesta ante la empresa ARTESANÍAS VERDE HIERBA, donde se establecieron parámetros de trabajo de las 5s que ayudarían a un mayor desempeño y mejoramiento en el área de trabajo disminuyendo la pérdida de tiempo en la búsqueda de herramientas y vinilos, optimizando el orden en las funciones diarias de trabajo. Esta propuesta fue aprobada por gerencia y operarios.

Cronograma de actividades: Después de determinar la implementación de las cinco s se realizo el cronograma para tener control del proceso y dar cumplimiento a las actividades de acuerdo a lo programado y por consiguiente no tener atrasos en la implementación.

Implementación: De acuerdo a la metodología de las 5s se realizaron los siguientes procedimientos: 

Clasificar: En este paso consistió en separar los vinilos necesarios de los innecesarios, botar frasco vacíos, botar materia prima vencida, botar herramientas que por su deterioro no tenían ningún arreglo y finalmente se guardaron los elementos que se encontraban en el área trabajo que no tenían que ver con el proceso o no eran utilizados.

Ordenar: Después de eliminar lo innecesario, se reubicaron los stands, los productos en proceso, secamiento de guadua, guadua lijada y producto terminado. Posteriormente se procedió a ordenar los vinilos y herramientas de acuerdo a la rotación y referencias.

Limpieza: Una vez identificados los objetos se procedió a realizar una limpieza profunda del área de trabajo, así como de maquinas y herramientas para poder detectar fallas en las mismas y por último se pintaron paredes, stands y mesa de trabajo.

Mantener: Se diseño la lista de chequeo de evaluación para estandarizar el proceso y sobre todo para establecer una disciplina de trabajo el cual se aplicara semanalmente.

Disciplina: La disciplina no es visible y no puede medirse a diferencia de las otras 4s que se explicaron anteriormente. Existe en la mente y en la voluntad de las personas y solo la conducta demuestra la presencia, sin embargo Para obtener y mantener óptimos resultados se determino con el gerente y operarios de ARTESANIAS VERDE HIERBA realizar las siguientes actividades con el fin de estimular la disciplina:

Elegir un líder en el área de trabajo, para la supervisión del orden y aseo. El es en encargado de reportar cualquier anomalía que se esté presentado en el área de trabajo.

Publicar fotos del antes y después, implementado las cinco s.

Realizar evaluaciones semanales, utilizando la lista de chequeo de evaluación, siendo este utilizado por parte del gerente.

Boletines informativos.

Uso de ayudas audiovisuales.

VERIFICACIÓN DE LA IMPLEMENTACIÓN.

De acuerdo a los listados de chequeos se puede concluir que el programa de las cinco S ha sido un éxito en la empresa, ya que antes de implementar el programa el resultado obtenido fue del 18% de un 100% de acuerdo a los parámetros establecidos, siendo este porcentaje demasiado bajo, pero al implementar el programa de las cinco s y realizando de nuevo la evaluación de listado de chequeo se obtuvo el resultado del 77% de un 100%, es decir se alcanzo una mejora del 59%, significando este porcentaje una mejora importante para la empresa.

Por lo tanto el reto es mantener la limpieza, así como de estandarizar y desarrollar una cultura de orden y limpieza en el área de trabajo, por tal motivo durante 2 meses se aplicara semanalmente el listado de chequeo, para garantizar el mejoramiento del proceso.

En conclusión con la aplicación de las cinco s, se obtuvieron los siguientes resultados: 

• Eliminación de la pérdida de tiempo en la búsqueda de una herramienta o vinilo.
• Más espacio, mejor imagen ante los clientes, mayor satisfacción y motivación de los trabajadores, mayor cooperación y trabajo en equipo, mayor compromiso y responsabilidad con el trabajo.

Desventajas de la Aplicación del Mejoramiento Continuo

1. Cuando el mejoramiento se concentra en un área específica de la organización, se pierde la perspectiva de la interdependencia que existe entre todos los miembros de la empresa.

2. Requiere de un cambio en toda la organización, ya que para obtener el éxito es necesaria la participación de todos los integrantes de la organización y a todo nivel.

3. En vista de que los gerentes en la pequeña y mediana empresa son muy conservadores, el Mejoramiento Continuo se hace un proceso muy largo.

4. Hay que hacer inversiones importantes.

Ventajas de la Aplicación del Mejoramiento Continuo

1. Se concentra el esfuerzo en ámbitos organizativos y de procedimientos puntuales.

2. Consiguen mejoras en un corto plazo y resultados visibles

3. Reducción de inventarios, productos en proceso y terminados.

4. Si existe reducción de productos defectuosos, trae como consecuencia una reducción en los costos, como resultado de un consumo menor de materias primas.

5. Incrementa la productividad y dirige a la organización hacia la competitividad, lo cual es de vital importancia para las actuales organizaciones.

6. Contribuye a la adaptación de los procesos a los avances tecnológicos.

7. Permite eliminar procesos repetitivos.

8. Disminución en la cantidad de accidentes.

9. Reducción en fallas de los equipos y herramientas.

10. Reducción en los tiempos de preparación de maquinarias.

11. Aumento en los niveles de satisfacción de los clientes y consumidores.

12.  Incremento en los niveles de rotación de inventarios.

13. Importante caída en los niveles de fallas y errores.

14. Mejoramiento en la autoestima y motivación del personal .

15. Altos incrementos en materia de productividad.

Importancia del Mejoramiento Continuo

La importancia de esta técnica gerencial radica en que con su aplicación se puede contribuir a mejorar las debilidades y afianzar las fortalezas de la organización.

A través del mejoramiento continuo se logra ser más productivos y competitivos en el mercado al cual pertenece la organización, por otra parte las organizaciones deben analizar los procesos utilizados, de manera tal que si existe algún inconveniente pueda mejorarse o corregirse; como resultado de la aplicación de esta técnica puede ser que las organizaciones crezcan dentro del mercado y hasta llegar a ser líderes.

Filosofía del Kaizen

La filosofía Kaizen tiene como objetivo la mejora de los procesos de producción a través de la eliminación de las siete grandes causas de desperdicio: la sobre producción, inventario, defectos, sobre procesos, esperas y movimientos innecesarios. 

Dentro de la filosofía Kaizen pueden distinguirse dos tipos de mejoras de procesos: las incrementales (Kaizen) y las cuánticas (Kaikuka). Las mejoras cuánticas involucran una fuerte inversión de capital que genera un cambio de escala en la producción. Mientras que las mejoras continuas o incrementales, por el contrario, se producen en el día a día del trabajo de los empleados. 

Mediante la adopción de una filosofía de mejora continua, una organización puede incrementar notablemente la eficiencia de sus procesos sin grandes inversiones monetarias.

¿Qué es KAIZEN?

La palabra Kaizen proviene de la unión de dos vocablos japoneses: kai que significa cambio y zen que quiere decir para mejorar = Kaizen: cambio para mejorar. Maasaki Imai, creador del concepto, plantea el kaizen como la conjunción de dos términos japoneses, kai, cambio y, zen, para mejorar, luego se puede decir que Kaizen es "cambio para mejorar", pero haciendo más extensivo el concepto, Kaizen implica una cultura de cambio constante para evolucionar hacia mejores prácticas, es lo que se conoce comúnmente como "mejoramiento continuo".

El Kaizen es un armonioso método de mejoramiento continuo que sobresale por ser aplicable a todo nivel, tanto en la vida social, como en la vida personal y en el mundo de los negocios; se caracteriza por desarrollar una cultura y dar participación a todos los trabajadores, desde la alta gerencia hasta el personal de limpieza. 

El Kaizen es un sistema de mejora continua e integral que comprende todos los elementos, componentes, procesos, actividades, productos e individuos de una organización. No importa a que actividad se dedique la organización, si es privada o pública, y si persigue o no beneficios económicos, siempre debe mejorar su performance a los efectos de hacer un mejor y más eficiente uso de los escasos recursos, logrando de tal forma satisfacer la mayor cantidad de objetivos posibles. Mucho más es necesaria la mejora continua cuando se trata de actividades plenamente competitivas, se trate de lo económico, en lo deportivo, o en cualquier otro orden.

Sistema para la mejora continua del trabajo, implica mejoras graduales incrementales. El Kaizen es una estrategia perfecta para desarrollar el hábito de la mejora en todo el personal y la toma de conciencia del calor económico de las cosas (costo).

Es un sistema de trabajo que incorpora a la responsabilidad organizacional en la mejora continua.

La mejora continua no es solo necesaria, sino además una obligación permanente del ser humano para consigo mismo y la sociedad. La mejora continua hace a la cultura, ética y disciplina de toda la sociedad que piense avanzar y participar en los avances y adelantos de la humanidad. De lo que trata es de adecuar las diferencias herramientas, instrumentos y métodos que hacen el kaizen, a las características de cada empresa y cultura.es en este particular aspecto donde el desarrollo organización cobra técnica y disciplina un incuestionable y gran valor, permitiendo evaluar las características socio- culturales propias de cada empresa ajustando los diversos sistemas productivos a las características de las mismas, como así también facilitando el reacomodamiento y cambio psico- social por parte de los integrantes de la organización.

¿QUE SE DESEA LOGRAR?

La mejora continua busca lograr el objetivo básico a través de:

•  Aumentar la seguridad
• Eliminar los defectos
• Eliminar el tiempo improductivo
• Reducir el ciclo operativo (aumentar velocidad)
• Eliminar lo tedioso del trabajo
•  Hacer el trabajo más fácil con menos esfuerzo, con menos dificultades.

PRINCIPALES SISTEMAS KAIZEN

Los siguientes son los principales sistemas que deben establecerse apropiadamente con el fin de lograr el éxito de una estrategia Kaizen.

•  Control de calidad total/ gestión de calidad total
•  Un sistema de producción justo a tiempo
• Mantenimiento productivo total
• Despliegue de políticas
• Un sistema de sugerencias
• Actividades de grupos pequeños

EXISTEN TRES PASOS BÁSICOS PARA PONER EN MARCHA EL MÉTODO KAIZEN

• Realinear el foco de las técnicas directivas. La idea consiste en que cuando los métodos Kaizen son puestos en práctica correctamente, el trabajador valora las ventajas de tener un trabajo más productivo, menos físicamente exigente y más seguro y eficiente.
• Mejorar el equipamiento. Cambios en la disposición de los medios de producción (maquinaria…etc) e instalación de dispositivos para mejorar la función y la productividad.
• Crear un plan: la mejora continua. No ocurre por si sola, hay que disponer de un plan. Es improbable que el mejoramiento de procedimientos tenga efecto en el largo plazo, si no ay ningún plan por el cual ellos pueden ser medidos e identificados.

METODO KAIZEN 5S

5´s provienen de términos japoneses que diariamente ponemos en práctica en nuestras vidas y no son parte exclusiva de una cultura japonesa ajena a nosotros., todos los seres humanos tenemos tendencia a practicarlas aunque no nos demos cuenta. Están forman parte integral de los procesos de mejoramiento continuo. Se refiere a la creación y mantenimiento de áreas de trabajo más limpias, más organizadas y más seguras, es decir, se trata de brindarle mayor “calidad en el trabajo”.

SEIRI = Clasificar

SEITON = Orden

SEISO = Limpieza

SEIKETSU = Limpieza Estandarizada

SHITZUKE = Disciplina

ANTECEDENTES DE KAIZEN

ANTECEDENTES

El Kaizen surgió en el Japón como resultado de sus imperiosas necesidades de superarse a sí misma de forma tal de poder alcanzar a las potencias industriales de occidente y así ganar el sustento para una gran población que vive en un país de escaso tamaño y recursos. 

El método Kaizen surge como consecuencia de la Segunda Guerra Mundial. 

El 14 de agosto de 1945 Japón acepta exigencias aliadas de rendición incondicional. El país se encontraba entonces no solo acabado estructuralmente, ya que las industrias, sobre todo las nuevas, atravesaban por serias dificultades debido a la falta de inversión, materias primas entre otros, si no también moralmente lo que acarreaba el bajo estimulo de la fuerza laboral.

Irónicamente el mismo país que lanzo la bomba nuclear en Iroshima, Japón, fue el promotor de reconstruir al derrotado territorio. El general Mac Arthur se encargo de contactar varios expertos estadounidenses para que visitaran y asesoraran a los japoneses en el surgimiento de la nación. Dentro de estos asesores se encontraba el doctor W. Edwars Deming, quien al comienzo tenía como función realizar un censo en dicho territorio, pero a lo largo del tiempo debido a sus frecuentes visitas y su amistad con varios empresarios japoneses, comenzó a realizar varias asesorías, y fue así que en los años setenta muchas organizaciones japonesas acogieron los catorce puntos clave de Deming para la gerencia, los cuales son hoy en día un instrumento de gran ayuda para el desarrollo del Kaizen puesto que algunos de sus puntos hacen referencia a temas como la búsqueda constante de los propósitos requeridos para el mejoramiento continuo de los productos y servicios.

Hoy el mundo en su conjunto tiene la necesidad imperiosa de mejorar día a día. La polución ambiental, el continuo incremento de la población a nivel mundial y el agotamiento de los recursos tradicionales más fácilmente explotables, hacen necesaria la búsqueda de soluciones, las cuales solo podrán ser alcanzadas mediante la mejora continua en el uso de los recursos en un mundo acostumbrado al derroche y el despilfarro.